如何建立合同管理系統(tǒng)中合同資料的監(jiān)管體系，避免合同糾紛，維護(hù)企業(yè)權(quán)益？
企業(yè)OA合同管理人員需要管理眾多的合同，耗費(fèi)大量人力，需要建立自動(dòng)化分類歸檔機(jī)制及靈活的編碼管理體系，利于快速保存及查找。同時(shí)對(duì)合同的修訂版本形成自動(dòng)記錄，避免因合同資料管理問題，造成合同丟損而引起法律糾紛，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。
2.1合同管理系統(tǒng)的靈活合同分類機(jī)制
根據(jù)企業(yè)不同類型的管理訴求，靈活定義不同的合同分類目錄，如銷售合同、采購合同、投資合同、項(xiàng)目合同等，幫助企業(yè)規(guī)范合同管理體系。
2.2合同管理系統(tǒng)的靈活合同編碼管理機(jī)制
根據(jù)合同的不同類型、來源、簽約組織等信息形成合同編碼檔案，確保合同管理的唯一性，通過編碼可進(jìn)行合同的功能性防偽同時(shí)利于各類合同的追溯。
2.3合同管理系統(tǒng)的完整合同檔案管理
OA合同管理電子檔案及執(zhí)行過程永久留存，記錄紙質(zhì)合同移交信息，確保合同原件的及時(shí)簽回。同時(shí)電子合同分權(quán)分崗權(quán)限控制，在快速檢索的前提下，保證商業(yè)機(jī)密安全。
2.4合同管理系統(tǒng)的合同防篡改管理
合同文本線下線上一致性，一直是企業(yè)存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)水印管理和隨機(jī)碼管理，確保紙質(zhì)合同與電子合同一致，降低企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)。
2.5合同管理系統(tǒng)的嚴(yán)格合同相對(duì)方管理
針對(duì)合同的簽約相對(duì)方進(jìn)行嚴(yán)格管控，OA合管理同相對(duì)方簽約的每筆合同及執(zhí)行情況進(jìn)行自動(dòng)記錄，并根據(jù)合同執(zhí)行情況對(duì)相對(duì)方進(jìn)行分類篩選，OA合同管理簽約時(shí)可優(yōu)先選擇執(zhí)行效率高的相對(duì)方，提升合同執(zhí)行效率，規(guī)避執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。