OA知識(shí)
移動(dòng)OA軟件的創(chuàng)新應(yīng)用
金秋時(shí)節(jié),泛微協(xié)同管理實(shí)踐分享活動(dòng)在羅萊集團(tuán)成功舉行,泛微帶領(lǐng)部分滬上零售企業(yè)走進(jìn)羅萊,傾聽羅萊集團(tuán)在OA軟件使用中的創(chuàng)新應(yīng)用,羅萊創(chuàng)立于1992年,總部位于中國上海,是國內(nèi)最早涉足家用紡織品行業(yè)集研發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售于一體的龍頭企業(yè),2009年9月羅萊登陸A股市場(chǎng)。2005-2015年,連續(xù)11年居國內(nèi)同類市場(chǎng)占有率第一。
在本次活動(dòng)中,針對(duì)家具紡織行業(yè)特性,羅萊生活大數(shù)據(jù)中心總經(jīng)理王歆及核心團(tuán)隊(duì)給大家展示了羅萊的特色OA應(yīng)用:
覆蓋全集團(tuán)1.8萬人的移動(dòng)OA
精細(xì)化財(cái)務(wù)預(yù)算管理實(shí)施妙招
OA與SAP數(shù)據(jù)集成整合的價(jià)值
流程實(shí)施和設(shè)計(jì)中的管理經(jīng)驗(yàn)
利用OA實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的IT運(yùn)維管理
以下是本次活動(dòng)精彩回顧:一、泛微OA系統(tǒng)覆蓋羅萊1.8萬人
我們把泛微OA當(dāng)做一個(gè)人員主檔,羅萊任何人的入離職都要走泛微OA。
進(jìn)入人員主檔之后,它就同步到微信企業(yè)號(hào)中。而我們把微信企業(yè)號(hào)定義成為羅萊的CCTV,為什么?
我們有1.5萬名導(dǎo)購,為1.5萬人培訓(xùn)使用OA系統(tǒng)不太容易。我們想,每個(gè)導(dǎo)購都會(huì)用微信,不如把移動(dòng)OA綁定到微信上,和企業(yè)號(hào)集成,讓導(dǎo)購使用OA和使用微信一樣方便。
因此,羅萊體系現(xiàn)在有1.8萬人(包括加盟商,導(dǎo)購員),其中1.5萬在我們企業(yè)號(hào)。而辦公室人員用釘釘加上泛微的移動(dòng)OA。
【點(diǎn)評(píng)】:羅萊生活針對(duì)自己的公司特色,充分利用微信企業(yè)號(hào)+釘釘+泛微e-mobile實(shí)現(xiàn)了不同人群移動(dòng)辦公;考慮到公司的基層員工,實(shí)現(xiàn)了全集團(tuán)的統(tǒng)一OA平臺(tái)。
二、羅萊已經(jīng)有了SAP系統(tǒng)、分銷門店系統(tǒng)以及物流系統(tǒng),上線OA系統(tǒng)主要來做什么?
目前羅萊集團(tuán)的IT系統(tǒng)應(yīng)用比較全面,SAP,分銷門店系統(tǒng),物流系統(tǒng),這些大型系統(tǒng)都已經(jīng)部署。
另外,在移動(dòng)端我們想做所有流程的審批,和一些簡(jiǎn)單的流程發(fā)起,因?yàn)樵趦?nèi)部測(cè)試的時(shí)候,我們發(fā)現(xiàn)復(fù)雜流程單據(jù)在移動(dòng)端的展現(xiàn)并不好,體驗(yàn)很差,所以很明確不放復(fù)雜的流程。
當(dāng)時(shí)我們看了很多家OA,最后選擇了泛微的OA。
有這樣一個(gè)平臺(tái),我們可以做很多管控的內(nèi)容,以及所有需要留下痕跡的,特別是變量的東西,都可以通過OA來實(shí)現(xiàn)。
最初規(guī)劃的時(shí)候,我們考慮和SAP,財(cái)務(wù),釘釘,微信企業(yè)號(hào)等系統(tǒng)進(jìn)行集成,在全面集成和全面推廣整個(gè)過程,會(huì)考慮成本和快速反饋的問題;
在深化應(yīng)用,形成人事管控體系、財(cái)務(wù)管控體系等過程中,現(xiàn)在我們也正在與其他部門溝通,像財(cái)務(wù)部們會(huì)通過會(huì)議形式將他們新一期對(duì)流程方面的需求提出來;
主要是溝通他們業(yè)務(wù)流程,會(huì)用整體性的流程,比如從采購需求發(fā)起,到采購合同的簽訂,后續(xù)合同的執(zhí)行以及最后基于合同的付款等等。整套的流程都要做到OA里。
初期我們實(shí)現(xiàn)的是部分的單獨(dú)的流程,例如報(bào)銷的流程,合同的流程,接下來我們要整合起來,形成體系。
【點(diǎn)評(píng)】:OA項(xiàng)目不比ERP項(xiàng)目簡(jiǎn)單,因?yàn)镺A的流程梳理,還要站在業(yè)務(wù)的角度去想他們應(yīng)該怎么操作。最好就是一個(gè)流程他就填幾個(gè)字段就可以了,要花很多精力對(duì)每一條流程去想。
還要和相關(guān)部門去溝通把流程優(yōu)化掉,一定要把流程應(yīng)用部門拉進(jìn)來,一旦牽涉到授權(quán)的問題,就會(huì)非常復(fù)雜,還要拉公司的高層進(jìn)來。
三、為什么一個(gè)簡(jiǎn)單的費(fèi)用科目預(yù)算會(huì)讓整個(gè)IT團(tuán)隊(duì)陷入困境?
所有上市公司都要做預(yù)算,做預(yù)算的過程中,做了預(yù)算但不做控制,做了預(yù)算,沒有做項(xiàng)目預(yù)算。
今天我給你200萬,隨便花?實(shí)際上今年的預(yù)算我要做到明年具體某個(gè)項(xiàng)目中去。
所以說,這叫技術(shù)上可行,但實(shí)際做的過程中我們會(huì)發(fā)現(xiàn)很多問題!
預(yù)算怎么形成,項(xiàng)目預(yù)算怎么編制,編制過程中什么時(shí)候去鎖定預(yù)算,鎖定預(yù)算過程中你如何跟你的預(yù)算項(xiàng)目相關(guān)聯(lián),這樣我的審批就不用所有的項(xiàng)目預(yù)算都要到總裁了。
比如今年我做一個(gè)200萬的預(yù)算上一個(gè)OA,到明年只要是不超過200萬,只要到我的上級(jí)審批就行了,因?yàn)樵陬A(yù)算內(nèi),就不用事事拿到董事會(huì)審批了。
我們看一個(gè)OA界面,我的報(bào)銷流程,我剛剛做的報(bào)銷,這里我們看費(fèi)用科目預(yù)算,僅這一個(gè)字段,就折騰了整個(gè)團(tuán)隊(duì)接近二個(gè)半月!
我們互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)部,下面分四個(gè)部門:南通組,ERP組,DRP組,大數(shù)據(jù)中心四個(gè)部分,四個(gè)部門是分開做預(yù)算的。我們兩個(gè)成本中心,上海和南通,但所有預(yù)算都是到每一個(gè)組的。
一旦預(yù)算超了,就會(huì)自動(dòng)到上一級(jí),上一級(jí)審批,做了預(yù)算調(diào)整之后,才能往下流轉(zhuǎn)。
【點(diǎn)評(píng)】:采購的VP問為什么采購合同我每天要審批100多個(gè)流程?后來發(fā)現(xiàn)這個(gè)流程60%以上沒有做預(yù)算。因?yàn)闆]有做預(yù)算,所有流程都超預(yù)算,所以要越級(jí)審批。這是好事還是壞事呢?
這樣反過來,加深我們對(duì)預(yù)算的執(zhí)行,大家按照一條路徑去跑,這才是正正意義上OA去改進(jìn)管理的重要點(diǎn)。
四、羅萊的預(yù)算是如何編制的?
我們做了一張標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用預(yù)算填報(bào)的模板,這里填報(bào)的預(yù)算會(huì)推送到OA系統(tǒng),作為OA的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn).要注意下:
1.明細(xì)的費(fèi)用項(xiàng)目要做的足夠細(xì)致,如果是幾個(gè)費(fèi)用合在一起,那就太粗了,沒有用的。
2.另外是版本:編輯一個(gè)版本,很多個(gè)版本組成版本號(hào)。
比如,老板需要一個(gè)目標(biāo)版本,從下填報(bào)往上收上來的又是一個(gè)版本,會(huì)有很多個(gè)版本。
3.部門:需要分的非常細(xì),整個(gè)組織架構(gòu),甚至是門店,我們都放進(jìn)來。
但是說一下:
我們今天做預(yù)算的時(shí)候碰到一個(gè)問題。
我們?cè)赟AP里有6000多個(gè)成本中心,實(shí)際填報(bào)預(yù)算的時(shí)候,我們是不會(huì)按照成本中心來填的,會(huì)按照實(shí)際的公司運(yùn)作來做。所以如何實(shí)現(xiàn)在跨組織的架構(gòu)中進(jìn)行填報(bào)預(yù)算,大家不要認(rèn)為這個(gè)很簡(jiǎn)單,實(shí)際操作中是一個(gè)非常復(fù)雜的事情!
做預(yù)算中還有一個(gè)很大的痛點(diǎn):
我把這個(gè)excel下發(fā)下去,你怎么控制填寫數(shù)據(jù)的合法性?
比如說我在1000后面多了一個(gè)空格,往上匯總的時(shí)候 ,做財(cái)務(wù)就會(huì)知道,立馬是加不出來的。
所以我們請(qǐng)教財(cái)務(wù)幫助我們一起構(gòu)建了一個(gè)預(yù)算填報(bào)過程工具。
這樣就解決了用戶填報(bào)預(yù)算過程中不破壞他任何操作習(xí)慣,又同時(shí)把數(shù)據(jù)馬上收集。
這個(gè)工具所做的事情,就會(huì)形成OA的控制源。OA根據(jù)控制源導(dǎo)入的具體金額,來進(jìn)行控制,例如在預(yù)算范圍之內(nèi),應(yīng)該找誰審批,超過預(yù)算50%,應(yīng)該去找誰?
【點(diǎn)評(píng)】:因?yàn)榉何⒆鲞^很多預(yù)算和費(fèi)控的案列,我相信找泛微的顧問來聊預(yù)算,一定會(huì)碰撞出很多火花。
但如果企業(yè)沒有做過預(yù)算,你選擇用OA來做預(yù)算,就會(huì)發(fā)現(xiàn)效果沒有那么好,那這個(gè)是系統(tǒng)的責(zé)任嗎?我希望大家能夠思考。
五、OA與SAP集成
泛微OA和SAP集成很多,分成人員組織架構(gòu)集成,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集成,和固定資產(chǎn)的集成。
現(xiàn)在是把所有主數(shù)據(jù)打通。目前正在實(shí)施SAP的HR系統(tǒng),和OA打通,以后人員入職由SAP發(fā)起,整個(gè)過程的審批在OA里。
組織架構(gòu)的部門新增都是在SAP調(diào)整的,但是人員的入職調(diào)整是從OA里做的。但考慮我們?nèi)珖鞯氐陠T,入職不可能全到總部來,我們選擇了另一個(gè)APP來做店員的直接入職,APP中傳過來,扔到OA里就可以審批。
只要店長(zhǎng)在另一個(gè)移動(dòng)APP填寫信息,給店員拍照,上傳身份證,就可以上傳OA走入職審批流程。
OA還集成了多張SAP的常用業(yè)務(wù)報(bào)表,便于用戶查詢。
六、流程實(shí)施和設(shè)計(jì)中的管理經(jīng)驗(yàn)
我們很清楚上這套OA系統(tǒng),要把公司很多的流程啟動(dòng)。整個(gè)項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素,就是我們的流程到底做的怎么樣。所以當(dāng)時(shí)在啟動(dòng)的時(shí)候,就把總裁辦拉進(jìn)項(xiàng)目中。
總裁辦有一個(gè)流程部,我們一起參與,在過每一條流程的時(shí)候都會(huì)聽取總裁辦的意見,當(dāng)我們把流程優(yōu)化好之后,才會(huì)把每一條流程上到新的系統(tǒng)中。
手機(jī)端:我們從體驗(yàn)的角度,只把簡(jiǎn)單的請(qǐng)假之類的流程放進(jìn)來。但是我們對(duì)流程認(rèn)為:我們400多個(gè)流程,但是常用的流程可能就十幾個(gè),我們就是要把這十幾個(gè)流程做到極致。審批層級(jí)盡可能超過三級(jí)。
審批層級(jí)不是由軟件解決的,而是由管理決定的。
七、利用OA實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的IT運(yùn)維管理
羅萊總共18000名人員,如果每家店每月需要IT維護(hù)事件,意味著IT每個(gè)月要承擔(dān)3000個(gè)運(yùn)維工作量,會(huì)導(dǎo)致IT部門工作效率低下。
現(xiàn)在只需要通過移動(dòng)互聯(lián),打開OA系統(tǒng),直接拍一張照我的電腦壞了,大數(shù)據(jù)中心看到后搶單,維護(hù)好以后,紅包就送到工程師手里了。
工程師總結(jié)完以后再反饋給終端,這就形成一個(gè)良性的循環(huán)。
而羅萊的IT團(tuán)隊(duì)在沒有新增預(yù)算的前提下,不僅實(shí)現(xiàn)全年IT報(bào)修解決率100%,而且員工好評(píng),老板滿意,還能實(shí)現(xiàn)多個(gè)管理創(chuàng)新。
同時(shí),每個(gè)事件完成后,填寫解決方案,會(huì)自動(dòng)到我們OA的知識(shí)百科,審核通過就會(huì)到相應(yīng)的目錄,形成解決方案庫。這時(shí)候用戶可以自己到知識(shí)庫通過關(guān)鍵詞找到相應(yīng)的解決方案。
【點(diǎn)評(píng)】:很多IT出身都會(huì)碰到一個(gè)很頭痛的問題,就是修電腦。電腦維修大部分是非?;A(chǔ)的問題:不能上網(wǎng),電腦打不開了,excel打不開了。很沒有價(jià)值。老板問你在做什么,我就說,我修了十幾臺(tái)電腦,但做這個(gè)事情沒有價(jià)值,只是證明我沒有閑著?;A(chǔ)IT工作要?jiǎng)?chuàng)新,而創(chuàng)新的本質(zhì)是對(duì)現(xiàn)有工作的效率或者使用方式進(jìn)行提升。
寫在最后:羅萊生活圍繞的重心是員工、顧客、經(jīng)銷商、供應(yīng)商。未來兩年之內(nèi)所有IT將聚焦在員工和顧客。
在這個(gè)過程中會(huì)產(chǎn)生七大模塊:設(shè)計(jì)、物料采購、生產(chǎn)、物流、分銷、零售、客服。把這七大塊進(jìn)行分解,聚焦到客戶零售支付這個(gè)環(huán)節(jié)。
傳統(tǒng)的IT全都是PC,羅萊生活未來將打造任何時(shí)間、任何地點(diǎn)、任何方式,都可以跟信息部門產(chǎn)生相應(yīng)的關(guān)系,這關(guān)系可能是工作關(guān)系、服務(wù)關(guān)系、訂單關(guān)系來提高羅萊生活內(nèi)外部管理。
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