（一）應(yīng)用背景          山東華陽科技股份有限公司是集科、工、貿(mào)為一體的國家大型企業(yè)集團(tuán)，是國家高新技術(shù)企業(yè)和山東省百家重點(diǎn)企業(yè)集團(tuán)之一，是山東省最大的農(nóng)藥生產(chǎn)企業(yè)和全國農(nóng)藥十強(qiáng)企業(yè)。集團(tuán)于2002年在滬市掛牌上市。華陽集團(tuán)建成了擁有近200臺微機(jī)的局域網(wǎng)，并通過CISCO防火墻、路由器24小時(shí)與Internet連接，保證公司全天候與外界保持暢通的信息聯(lián)絡(luò)，在硬件建設(shè)上已初具規(guī)模。隨著公司的發(fā)展，華陽集團(tuán)對信息化的要求提出了更高的要求——辦公自動化。應(yīng)用目標(biāo)是在廠內(nèi)建立局域辦公網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)資源共享、網(wǎng)上審批、降低辦公費(fèi)用開支、減少辦公設(shè)備重復(fù)購置、統(tǒng)一廠內(nèi)信息平臺。     （二） 系統(tǒng)選型的理由            經(jīng)過反復(fù)選型比較，并經(jīng)過實(shí)地案例考察，2004年11月，山東華陽科技與北京用友致遠(yuǎn)技術(shù)有限公司合作，采用用友致遠(yuǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)——辦公通標(biāo)準(zhǔn)版。主要看重如下幾點(diǎn)：          1.致遠(yuǎn)協(xié)同產(chǎn)品具有足夠的通用性，能與華陽集團(tuán)的實(shí)際辦公業(yè)務(wù)完美結(jié)合，適應(yīng)華陽集團(tuán)的發(fā)展變化。          2.產(chǎn)品成熟穩(wěn)定，系統(tǒng)每天都為全國各行業(yè)近千家用戶提供服務(wù)。          3.對生產(chǎn)制造業(yè)領(lǐng)域的樣板用戶進(jìn)行了實(shí)地參觀考察。          4.有一支技術(shù)過硬，標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的金牌服務(wù)團(tuán)隊(duì)做后盾，無后顧之憂。   （三）成功運(yùn)行保障          華陽集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)對信息化建設(shè)高度重視并積極參與，公司總經(jīng)理李國春親自擔(dān)任管理信息化小組組長，集團(tuán)上下對企業(yè)信息化建設(shè)也充滿了熱情和希望，給予了積極的支持和配合。值得強(qiáng)調(diào)：在項(xiàng)目基本部署完成之前，信息系統(tǒng)部組織了大規(guī)模的人員培訓(xùn)，整個培訓(xùn)分為系統(tǒng)管理員、普通使用人員、高層管理人員三個階段，有力地推進(jìn)了系統(tǒng)應(yīng)用。在華陽集團(tuán)信息部部長柯長華看來，“協(xié)同管理系統(tǒng)其實(shí)是個三分技術(shù)、七分管理的系統(tǒng)，以前做實(shí)施的時(shí)候，我們覺得實(shí)施完成了，項(xiàng)目的任務(wù)就完成了，但現(xiàn)在看來，它應(yīng)該是一個長期性的任務(wù)，還有后續(xù)開展的培訓(xùn)工作和制度規(guī)范保障工作。這樣，我們的職能也有所轉(zhuǎn)變。” 華陽集團(tuán)組成了專門的項(xiàng)目小組，全程配合用友協(xié)同項(xiàng)目組，進(jìn)行需求調(diào)研、應(yīng)用規(guī)劃、全員培訓(xùn)，并且順利通過了1個月的試運(yùn)行期。     （四）系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀            組織機(jī)構(gòu)設(shè)置：目前注冊部門17個一級部門，13個二級分廠及36家子公司，注冊人員共計(jì)366人，組織機(jī)構(gòu)模式的設(shè)置可完全與實(shí)際管理相符，靈活調(diào)整部門及人員相關(guān)權(quán)限的各類變化，從而對人事變化和機(jī)構(gòu)調(diào)整做到實(shí)呼實(shí)應(yīng)。     系統(tǒng)關(guān)鍵應(yīng)用          1.公文收發(fā)管理          華陽集團(tuán)內(nèi)部每日有大量公文流轉(zhuǎn)，如“華陽便字”文、“華陽辦字”文、“華陽黨字”文等十幾種類型公文，全部實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上收發(fā)，最終歸入公文檔案庫存檔。以上級來文傳閱為例，一個公文要傳達(dá)到各科室、各分廠、各子公司，一次傳閱周期少則幾天，多則十幾天，既影響時(shí)效，又浪費(fèi)人力。系統(tǒng)實(shí)施后，傳遞周期縮短為半個工作日，大大提高了工作效率。同時(shí)，流轉(zhuǎn)結(jié)束后歸入單位文檔的“公文檔案庫”中保存，方便日后查詢。以往公文管理員將紙質(zhì)公文統(tǒng)一放到檔案柜中集中保管，雖然一份文件都不會缺少，可當(dāng)您需要查詢就非常麻煩，現(xiàn)在不同了，系統(tǒng)同時(shí)支持按標(biāo)題、緊急程度、機(jī)密程度等各類檢索，快速定位。     2.協(xié)同工作流程            協(xié)同管理系統(tǒng)實(shí)施前，華陽集團(tuán)的內(nèi)部訂單、物資日報(bào)表、生產(chǎn)計(jì)劃等各種報(bào)表需要工人分別到財(cái)務(wù)部門、銷售部門、生產(chǎn)管理部門及各個分廠、子公司跑，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，還容易出差錯。出了差錯修改后還要各個部門重新跑一個遍，很是繁鎖。協(xié)同管理系統(tǒng)實(shí)施后，工人不用抱著各種文件再到各部門跑手續(xù)，或等候領(lǐng)導(dǎo)審批、簽字，都可以在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)。上班后領(lǐng)導(dǎo)辦公室門前再也看不到排隊(duì)簽字的人群了，工廠走廊里變得安靜了，審批加蓋的單據(jù)全部實(shí)時(shí)推送到領(lǐng)導(dǎo)們的辦公桌面，敲門打斷領(lǐng)導(dǎo)工作的尷尬局面不再發(fā)生了。     看看華陽集團(tuán)是如何利用協(xié)同來管理內(nèi)部訂單的：            現(xiàn)在在華陽集團(tuán)內(nèi)部，生產(chǎn)部門生產(chǎn)多少噸的產(chǎn)品，什么時(shí)間安排生產(chǎn)，生產(chǎn)過程中如遇產(chǎn)量變更等這些行為發(fā)生時(shí)，均是通過“協(xié)同”完成部門間的溝通。實(shí)現(xiàn)起來更是簡單，在經(jīng)營事業(yè)部內(nèi)只需調(diào)出系統(tǒng)創(chuàng)建模板，填寫相關(guān)數(shù)據(jù)，然后系統(tǒng)會按照模板中的流程自動流轉(zhuǎn)到各位審批領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌面，對不合理數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，并在簽字處進(jìn)行簽字蓋章，最終在單位文檔的“訂單管理”文檔夾中存檔，全部過程實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。此應(yīng)用為華陽集團(tuán)的“第一個協(xié)同應(yīng)用”，辦公自動化應(yīng)用的起跑點(diǎn)，在這里華陽人體會到了自已的辦公業(yè)務(wù)是這樣用信息化手段來實(shí)現(xiàn)的。推廣后立即得到了相關(guān)各部門的一致認(rèn)可，利用這種標(biāo)準(zhǔn)化管理工作流程，杜絕以往紙質(zhì)審批各環(huán)節(jié)中的不負(fù)責(zé)、推托扯皮現(xiàn)象，工作效率轉(zhuǎn)順間提高數(shù)倍，在華陽人口中道出了這樣一句樸實(shí)的話“致遠(yuǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)讓我們從紙山文海中解放出來了”。     3.強(qiáng)大的文檔共享管理          在生產(chǎn)制造行業(yè)里，生產(chǎn)日報(bào)表的上報(bào)是每天必不可少的一項(xiàng)重要工作。操作流程簡單，生產(chǎn)部門填寫后打印，送生產(chǎn)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱，然后即可存檔。這一工作中的瓶頸即是紙張浪費(fèi)嚴(yán)重，同時(shí)對于生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)員每天下班前拿著日報(bào)表跑到500米外的領(lǐng)導(dǎo)辦公室提交很是麻煩，下面看看利用協(xié)同管理系統(tǒng)中強(qiáng)大的文檔管理功能是是如何一鍵完成這項(xiàng)工作的。大家看看，華陽集團(tuán)現(xiàn)在不僅生產(chǎn)日報(bào)表在協(xié)同文檔中管理，倉庫庫存日報(bào)表、質(zhì)量月報(bào)表等報(bào)表也都利用協(xié)同管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)在華陽的生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)員每天下班前就做一個動作：上傳前日生產(chǎn)報(bào)表，所需時(shí)間一分鐘即可完成。     4.公共信息發(fā)布窗口            原來廠里下發(fā)的公告、公示，如廠里的廠務(wù)公開、比價(jià)采購等原來都是在公告欄中張貼，一遇到刮風(fēng)、下雨，公告、公示不是被風(fēng)撕爛就是被雨淋濕，效果很不理想。上了協(xié)同管理系統(tǒng)后，再也不必?fù)?dān)心刮風(fēng)下雨了。而且隨時(shí)隨地，即使在家中也可以看，極為便捷。以往午休時(shí)刻大家蜂擁而上看最消息時(shí)的擁擠場面一去不復(fù)返了。     5.討論區(qū)討論活躍，職工積極參與     在華陽的協(xié)同管理系統(tǒng)中利用率最高的除了報(bào)表這一塊外，就數(shù)討論區(qū)了。討論區(qū)已經(jīng)成了員工與領(lǐng)導(dǎo)溝通的一個橋梁、平臺。員工可以將自己的心得體會、工作經(jīng)驗(yàn)等發(fā)表在討論區(qū)中與大家交流、共享。拓展了公司員工的視野，使華陽員工不出廠區(qū)就知廠外事、國內(nèi)事、天下事。這對于華陽的發(fā)展無形中起到了廠報(bào)等其它輿論工具所起不到的作用。   應(yīng)用效果分析          如今，上至集團(tuán)總經(jīng)理下至普通工作人員，對使用協(xié)同管理系統(tǒng)所帶來的便利都深有體會，此前想要查找一份文件，所需要花費(fèi)的精力很多，有時(shí)甚至翻箱倒柜，而今只要輕輕摁動鼠標(biāo)、敲敲鍵盤，僅是舉手之勞那么簡單。在沒上協(xié)同管理系統(tǒng)之前，華陽集團(tuán)每月的材料打印、報(bào)表打印數(shù)以萬計(jì)，幾乎每月這方面的費(fèi)用都得上萬。而相關(guān)的打印機(jī)、掃描儀、軟盤、U盤等各種設(shè)備的重復(fù)購置費(fèi)用更是驚人。上了協(xié)同管理系統(tǒng)之后，這方面的費(fèi)用大大降低，以致于打印室的人員反映現(xiàn)在的工作比以前輕松了不少，更讓人驚奇的是：辦公消耗品費(fèi)用節(jié)約程度達(dá)到了30%-50%！            華陽集團(tuán)于1998-2004年分別通過了ISO9002質(zhì)量體系認(rèn)證、ISO9001-2000版質(zhì)量管理體系認(rèn)證、ISO14001環(huán)境管理體系認(rèn)證和OHSMS職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證，到了2005年華陽集團(tuán)決定將這三大體系三證合一。而這三大體系的認(rèn)證工作又極為復(fù)雜、繁瑣，之間既相對獨(dú)立，又相互聯(lián)系。原因在于三大體系的認(rèn)證分屬不同的部門，在搞認(rèn)證時(shí)部門與部門之間的協(xié)調(diào)、認(rèn)證是個很麻煩的事，各種文件、記錄、表格、手冊每一個都要完備。上了協(xié)同管理系統(tǒng)后，各個體系之間就有了方便的溝通橋梁，相關(guān)的文件資料在協(xié)同管理系統(tǒng)上相互傳閱、溝通，極大地方便了三大體系的認(rèn)證，減輕了員工的工作量，也提高了認(rèn)證的工作效率，為公司的認(rèn)證做出了較大貢獻(xiàn)。人均事務(wù)處理能力比以前普遍提高10%－30%，跨部門溝通效率提升了30%-50%。            內(nèi)部管理上，降低了信息的衰減，在過程中建立了有效控制，提升了結(jié)果質(zhì)量，保障了華陽集團(tuán)戰(zhàn)略的達(dá)成，并且在這個過程中建立了一種新型的辦公管理文化和工作模式，大大提高了華陽集團(tuán)的執(zhí)行力。     （五）結(jié)束語            目前協(xié)同管理系統(tǒng)在華陽集團(tuán)內(nèi)部上下引起了不錯的反響。協(xié)同管理系統(tǒng)使華陽擺脫了時(shí)空限制，在華陽搭建了一間虛擬、共享的網(wǎng)絡(luò)辦公室?，F(xiàn)在華陽集團(tuán)內(nèi)部很多工作已經(jīng)離不開協(xié)同管理系統(tǒng)，華陽的很多業(yè)務(wù)流程已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了與信息化的捆綁建設(shè)，信息化建設(shè)與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的聯(lián)系日益緊密，這也正是目前華陽集團(tuán)全公司上下的共同體會。